Посібник для початківця
Загальні відомості
Вікно програми
Microsoft Excel 2000 – табличний
процесор, програма для створення й обробки електронних таблиць. Ярлик Microsoft Excel 2000
має вигляд на мал.1.
Microsoft Excel
дозволяє працювати з таблицями в двох режимах:
¯ Обычный – найбільш
зручний для виконання більшості операцій.
¯ Разметка страниц – зручний для
остаточного форматування таблиці перед друкуванням. Межі поміж сторінками у
цьому режимі відображаються синіми пунктирними лініями. Межі таблиці – суцільною
синьою лінією, пересуваючи яку можна змінювати розмір таблиці.
Для переходу поміж режимами Обычный і Разметка страниц використовуються відповідні пункти у меню Вид.
Меню
Під
заголовком вікна знаходиться рядок меню, через який можна викликати будь-яку
команду Microsoft Excel. Для відкриття меню необхідно
клацнути мишею на його імені. Після чого з'являться ті команди цього меню, які
уживаються найчастіше (мал.3). Якщо клацнути на кнопці 
у нижній частині меню
то з'являться усі команди цього меню (мал.4).
у нижній частині меню
то з'являться усі команди цього меню (мал.4).
Панелі інструментів
Під
рядком меню розташовані панелі інструментів, що складаються з кнопок з
малюнками. Кожній кнопці відповідає команда, а малюнок на цій кнопці передає
значення команди. Більшість кнопок дублюють найбільш часто вживані команди,
доступні в меню. Для виклику команди, зв'язаної з кнопкою, необхідно натиснути
мишею на цій кнопці. Якщо навести покажчик миші на кнопку й трохи почекати, поруч
з'явиться рамка з назвою команди.
За звичаєм під рядком меню знаходяться дві панелі
інструментів – Стандартная і Форматирование. Щоб
вивести, або забрати панель з екрану слід вибрати в меню Вид пункт Панели инструментов, а
потім натиснути на ім’я потрібної панелі.
Якщо панель присутня на екрані, то навпроти її імені буде стояти позначка a.
Якщо для виведення усіх кнопок на
панелі не достатньо місця, то виводяться кнопки, які були ужиті останніми. Якщо
натиснути на кнопку у кінці
панелі, то з'являться інші кнопки (мал.5). При натисканні на кнопку Добавить или удалить кнопки з'явиться меню (мал.6), в
якому можна вивести або забрати кнопку з панелі.
Також для зміни складу панелі інструментів можна у меню Сервис вибрати
пункт Настройка. У
діалоговому вікні необхідно вибрати укладку Команды. У переліку Категории необхідно вибрати групу кнопок, після чого у переліку Команды з'являються
кнопки цієї групи. Щоб додати кнопку до панелі інструментів слід пересунути її
з діалогового вікна в потрібну позицію меню. Процес встановлення кнопки
завершується натисканням кнопки Закрыть. Для
видалення кнопки з панелі інструментів необхідно пересунути її в діалогове
вікно Настройка.
Керувати
панелями інструментів зручно за допомогою контекстного меню (мал.7), яке викликається натисканням правої клавіші миші на
будь-якій кнопці.
Під панелями інструментів Microsoft Excel за звичаєм знаходиться рядок формул,
а у нижній частині вікна рядок стану. Щоб вивести або забрати ці рядки слід у
меню Вид вибирати
відповідні пункти: Строка формул або Строка
состояния.
Робоча книга
Файл у Microsoft
Excel називається робочою
книгою. Робоча книга складається з робочих аркушів, імена яких (Лист1, Лист2, …) виведені на
ярликах у нижній частині вікна робочої книги (мал.2). Натискаючи по ярликах,
можна переходити від аркушу до аркушу усередині робочої книги. Для
прокручування ярликів використовуються кнопки ліворуч горизонтальної
координатної лінійки:
–
перехід до ярлику першого аркушу;
|
|
–
перехід до ярлику попереднього аркушу;
|
|
–
перехід до ярлику наступного аркушу;
|
|
–
перехід до ярлику останнього аркушу.
|
Робочий аркуш являє собою таблицю, що складається з 256
стовпців і 65536 рядків. Стовпці позначаються латинськими літерами, а рядки –
цифрами. Кожне комірку таблиці має адресу,
що складається з імені рядку й імені стовпця. Наприклад, якщо комірку
знаходиться в стовпці F і рядку 7, то воно має адресу F7.
Виділення
елементів таблиці
Одне з комірок таблиці завжди є активним, активне комірку виділяється рамкою. Щоб зробити комірку
активним, потрібно клавішами керування курсором підвести рамку до цього комірки
або натиснути на ньому мишею.
Для виділення декількох суміжних комірок необхідно встановити
покажчик миші на одному з комірок, натиснути ліву кнопку миші і, не відпускаючи
її, розтягнути виділення на всю ділянку. Для виділення декількох несуміжних
груп комірок слід виділити одну групу, натиснути клавішу Ctrl і, не відпускаючи її, виділити
інші комірки.
Щоб виділити цілий стовпець або рядок таблиці, необхідно
натиснути мишею на його імені. Для виділення декількох стовпців або рядків слід
натиснути на імені першого стовпця або рядку і розтягнути виділення на всю ділянку.
Для виділення декількох аркушів необхідно натиснути Ctrl і, не
відпускаючи її, натискати на ярликах аркушів.
Мал.8
Заповнення
комірок
Для введення даних у комірку необхідно зробити його активним
і ввести дані з клавіатури. Дані з'являться у комірці та у рядку редагування
(мал.8). Для завершення введення слід натиснути Enter або одну з
клавіш керування курсором. Процес введення даних закінчиться й активним буде
сусіднє комірку.
Щоб відредагувати дані у комірці, необхідно:
1. зробити
комірку активним і натиснути клавішу F2, або двічі натиснути у комірці мишею;
2. у комірці
з'явиться текстовий курсор, який можна пересунути клавішами керування курсором у потрібне місце і
відредагувати дані;
3. вийти
з режиму редагування клавішею Enter.
Увага! Перед
виконання будь-якої команди Microsoft Excel слід завершити
роботу з коміркум, тобто вийти з режиму введення або редагування.
Скасування операцій
Для
скасування останньої операції над даними необхідно в меню Правка вибрати команду Отменить … або натиснути кнопку . Якщо натиснути на стрільці 6 поруч із цією кнопкою, то
розкриється перелік операцій, виконаних у поточному сеансі. Натиснувши на імені
однієї операції, можна скасувати її та усі операції виконані після неї.
Щоб
повернути останню скасовану операцію, слід у меню Правка вибрати команду Повторить … або натиснути кнопку . Для перегляду переліку скасованих
операцій слід натиснути на стрільці 6 поруч із цією кнопкою.
Для створення нової робочої книги у
меню Файл вибрати
команду Создать. У
діалоговому вікні, що розкрилося, (мал.9)
вибрати спочатку укладку, а потім шаблон, на основі якого буде створено робочу
книгу; після чого натиснути кнопку OK.
Звичайні робочі книги створюються на основі шаблону Книга. Для створення робочої книги на
основі шаблону Книга можна
натиснути кнопку .
Відкриття
робочої книги
Для
відкриття існуючої робочої книги необхідно в меню Файл вибрати команду Открыть або натиснути кнопку , після чого розкриється діалогове вікно Открытие документа (мал.11). У прихованому переліку Папка слід
вибрати диск, на якому знаходиться потрібна робоча книга. У переліку, що
розташований нижче вибрати (подвійним натисканням) папку з книгою і саму книгу.
За замовчанням у переліку
виводяться тільки файли з книгами Microsoft Excel, які мають розширення xls і значки на
мал.10. Для виводу інших типів
файлів або усіх файлів необхідно вибрати відповідний тип у полі прихованого
переліку Тип файлов.
Збереження робочої книги
Для збереження робочої книги
необхідно викликати команду Сохранить меню Файл або
натиснути кнопку . При першому збереженні з'являється діалогове вікно Сохранение документа (мал.12). У прихованому переліку Папка слід вибрати
диск, у переліку, що розташований нижче папку, в якій необхідно зберегти книгу.
У полі прихованого переліку Тип файла –
формат, в якому буде збережено книгу. У полі Имя файла потрібно ввести ім'я книги й
натиснути кнопку Сохранить.
При повторному збереженні діалогове
вікно Сохранение документа не
виводиться, книга автоматично зберігається в тому ж файлі. Щоб зберегти книгу
під іншим ім'ям або в іншій папці, слід у меню Файл вибрати команду Сохранить как, після чого
з'являється вікно Сохранение документа.
Закриття
робочої книги
Для закриття книги необхідно
вибрати в меню Файл команду
Закрыть або
натиснути кнопку r
вікна книги.
Завершення
роботи з Microsoft Excel
Для завершення роботи з Microsoft Excel
необхідно закрити вікно програми
(натиснути кнопку r
вікна програми або комбінацію клавіш Alt + F4).
Робота з формулами
Основні
відомості
Обчислення в таблицях виконуються за допомогою формул. Формула може складатися з математичних операторів, значень,
посилань на комірку й імена функцій. Результатом виконання формули є деяке нове
значення, що міститься у комірці, де знаходиться формула. Формула починається
зі знаку рівняння "=". У формулі можуть використовуватися арифметичні
оператори +, -, *, /. Порядок обчислень визначається звичайними математичними
законами.
Приклади формул: =(А4+В8)*С6, =F7*С14+B12.
Константи –
текстові або числові значення, що уводяться у комірку і не можуть змінюватися
під час обчислень.
Посилання на
комірку або групу комірок – спосіб, яким можна зазначити конкретне
комірку або декілька комірок. Посилання на окреме комірку – його координати. Значення
порожнього комірки дорівнює нулю.
Посилання на комірки бувають двох типів:
відносні,
коли комірки позначаються відносним зсувом від комірки з формулою (наприклад: F7).
абсолютні,
коли комірки позначають координатами таблиці в сполученні зі знаком $ (наприклад: $F$7).
Комбінація попередніх типів (наприклад: F$7).
При копіюванні формул відносні посилання змінюються на розмір
переміщення.
Для звертання до групи комірок використовують спеціальні
символи:
:
(двокрапка) – формує звертання до комірок, що знаходяться між двома операндами.
Наприклад: С4:С7 звертається до комірок С4, С5, С6, С7.
;
(крапка з комою) – позначає об'єднання комірок. Наприклад, D2:D4;D6:D8 – звертання
до комірок D2, D3, D4, D6,
D7, D8.
Для введення формули у комірку потрібно ввести знак '=' і
необхідну формулу для обчислення. Після натискання клавіші Enter у комірці
з'явиться результат обчислення. Формула з'являється в рядку редагування при
виділенні комірки, що містить формулу.
Функції
Функціями в Microsoft Excel
називають об'єднання декількох обчислювальних операцій для розв’язання
визначеної задачі. Функції в Microsoft Excel являють
собою формули, що мають один або декілька аргументів. В якості аргументів указуються
числові значення або адреси комірок.
Наприклад:
=СУММ(А5:А9) – сума комірок А5, А6, А7, А8, А9;
=СРЗНАЧ(G4:G6) – середнє
значення комірок G4, G5, G6.
Функції можуть входити одна в іншу, наприклад:
=СУММ(F1:F20)ОКРУГЛ(СРЗНАЧ(H4:H8);2);
Для введення функції у комірку
необхідно:
виділити комірку для формули;
викликати Мастер функций за допомогою команди Функция меню Вставка або кнопки ;
у діалоговому
вікні, що з'явилося (мал.13), вибрати тип функції в переліку Категория і потім
потрібну функцію в переліку Функция;
натиснути кнопку ОК;
Мал.13
у полях Число1, Число2 та
ін. наступного вікна ввести аргументи функції (числові значення або посилання
на комірки);
щоб не указувати аргументи з клавіатури, можна
натиснути кнопку , яка знаходиться праворуч поля, і
виділити мишею ділянку комірок, що містять аргументи функції; для виходу з цього режиму слід
натиснути кнопку , яка знаходиться під рядком формул;
натиснути ОК.
Уставити у комірку функцію суми СУММ можна
за допомогою кнопки .
Масиви формул
Масиви формул зручно використовувати для введення однотипних
формул і обробки даних у вигляді таблиць. Наприклад, для обчислення модуля від
чисел, розміщених у комірких B1, C1, D1, E1 замість введення формул у кожне комірку можна ввести
одну формулу – масив для усіх комірок. Microsoft Excel додає навколо масиву
формул фігурні дужки { }, по яким його можна відрізнити.
Для створення масиву формул необхідно:
виділити комірки, в яких повинен знаходитися масив
формул (мал.14);
ввести формулу звичайним способом, вказавши в якості
аргументів групу комірок-аргументів ABS(B1:E1);
у останньому вікні замість кнопки ОК натиснути
комбінацію клавіш Ctrl+Shift+Enter.
Для редагування масиву формул потрібно:
виділити комірки, в яких знаходиться масив;
натиснути мишею усередині рядка редагування і
відредагувати формулу;
натиснути комбінацію клавіш Ctrl+Shift+Enter.
Повідомлення
про помилки
Якщо формула у комірці не може бути
правильно обчислена, Microsoft Excel виводить у комірку
повідомлення про помилку. Якщо формула містить посилання на комірку, що містить
значення помилки, то замість цієї формули також буде виводитися повідомлення
про помилку.
Значення помилок:
#### –
ширина комірки не дозволяє відобразити число в заданому форматі;
#ИМЯ? – Microsoft Excel не
зміг розпізнати ім'я, використане в формулі;
#ДЕЛ/0! – у
формулі робиться спроба поділу на нуль;
#ЧИСЛО! –
порушені правила задавання операторів, прийняті в математиці;
#Н/Д –
таке повідомлення може з'явитися, якщо в якості аргументу задане посилання на
порожнє комірку;
#ПУСТО! – невірно
зазначене перетинання двох областей, що не мають загальних комірок;
#ССЫЛКА! – у
формулі задане посилання на неіснуюче комірку;
#ЗНАЧ! –
використаний неприпустимий тип аргументу.
Операції з елементами таблиці
Уставка
елементів таблиці
Для
уставки комірок слід виділити комірки, на місці яких будуть уставлені нові комірки.
Вибрати команду Ячейки із меню Вставка. У діалоговому
вікні, що з'явилося, (мал.15) вибрати
тип елемента, що уставляється:
ячейки, со
сдвигом вправо – уставити комірки, зсунувши усе
праворуч;
ячейки, со
сдвигом вниз – уставити комірки, зсунувши усе ліворуч;
строку – уставити
рядок;
столбец – уставити
стовпець.
Натиснути ОК.
Для уставки рядків або стовпців необхідно:
виділити рядки або стовпці, на місці яких будуть
уставлені нові елементи;
у меню Вставка вибрати пункт Строки або Столбцы.
Видалення
елементів таблиці
Для видалення елементів таблиці слід виділити їх і у меню Правка вибрати
команду Удалить. Стовпці та
рядки видаляються без запитів, а при видаленні комірок з’являється діалогове вікно, в якому необхідно вибрати
варіант видалення елементу:
ячейки, со
здвигом влево – видалити комірки, зсунувши усе вліво
ячейки, со
здвигом вверх – видалити комірки, зсунувши усе угору;
строку –
видалити рядок;
столбец – видалити
стовпець.
Видалення
вмісту елементів таблиці
Для
видалення вмісту комірок без видалення їх самих слід:
виділити групу комірок, що необхідно очистити;
вибрати пункт Очистить із меню Правка, а потім один із пунктів:
Все – очистити
усе;
Форматы – встановлюється формат комірок за
замовчанням;
Содержимое – очищення тільки вмісту комірок;
Примечание – очищення комірок від
приміток.
Для видалення тільки вмісту комірок також можна виділити їх і
натиснути клавішу Delete.
Копіювання
і переміщення даних
Microsoft Excel
дозволяє переміщувати і копіювати вміст комірок. Для цього використовується
буфер проміжного збереження інформації Clipboard,
що дозволяє переміщувати дані як у межах таблиці, так і в інші
Windows-програми.
Для копіювання необхідно:
виділити групу комірок, вміст яких слід скопіювати;
викликати команду Копировать меню Правка або
натиснути кнопку (навколо групи комірок з'явиться пунктирна
лінія, яка вказує, що фрагмент скопійовано у буфер);
виділити групу комірок, в які слід уставити дані;
викликати команду Вставить меню Правка або
натиснути кнопку .
Фрагмент із буферу скопіюється в зазначене місце.
При копіюванні комірок, що містять формули з відносними
посиланнями, координати комірок аргументів змінюються автоматично. Наприклад,
при копіюванні формули =А1+А2 з комірки А3 у комірку В3 її вміст зміниться на =В1+В2, тобто ця
формула як і раніше обчислює суму двох комірок ліворуч від комірки з формулою.
При копіюванні комірок, що містять формули з абсолютними посиланнями, адреси комірок-аргументів
не змінюються.
Для переміщення вмісту комірок необхідно:
виділити групу комірок, вміст яких потрібно
перемістити;
викликати команду Вырезать меню Правка або натиснути кнопку на (навколо групи комірок з'явиться пунктирна
лінія, яка позначає, що фрагмент переміщений у буфер);
виділити верхнє ліве комірку в області, в якій
необхідно уставити фрагмент;
викликати команду Вставить меню Правка або натиснути кнопку .
Фрагмент із буферу буде уставлений у зазначене місце.
При переміщенні комірок, що містять формули, координати комірок
аргументів не змінюються. Наприклад, при переміщенні формули =А1+А2 з комірки А3 у комірку В3 формула
залишиться =А1+А2.
Натискання
правою клавішею миші на будь-якому об'єкті таблиці викликає контекстне меню, що
містить команди, для обробки даного об'єкта (мал.16).
Буфер обміну
У Microsoft
Excel 2000 існує буфер обміну на 12 комірок,
за допомогою якого можна копіювати фрагменти таблиці не тільки у межах Excel але й в інші додатки, наприклад, у Microsoft Word. Для
виведення панелі буферу обміну (мал..17) необхідно у меню Вид
вибрати - Панели инструментов,
потім - Буфер обмена.
Для копіювання фрагменту у буфер
його необхідно виділити та клацнути по кнопці . Для вставлення фрагменту з буферу необхідно клацнути по
значку фрагменту. Наприклад, якщо фрагмент скопійовано з Microsoft Excel, то він буде мати значок . Для
вставлення усіх фрагментів із буферу одночасно використовується кнопка . Для
очищення буферу слід клацнути кнопку . При копіюванні
двох фрагментів підряд панель Буфер обмена з'являється автоматично.
Пошук даних
Щоб знайти деякий текстовий рядок або число, потрібно:
у меню Правка вибрати пункт Найти;
у діалоговому
вікні, що з'явилося, (мал.18) у полі Что зазначити, що необхідно знайти;
для того, щоб Microsoft Excel враховував при пошуку
регістр символів (нижній – малі літера, верхній – прописні), уведених у полі Что, слід встановити
прапорець Учитывать
регистр;
якщо необхідно, щоб Microsoft Excel
шукав тільки ті комірки, весь вміст яких відповідає шаблону пошуку, слід встановити
прапорець Ячейка целиком;у
полі Просматривать необхідно вибрати напрямок пошуку –
по строкам або по столбцам;
у полі Область поиска слід
вибрати – формулы, значения або
примечания (пошук буде робитися тільки в
зазначених компонентах комірок);
натиснути кнопку Найти далее
(після чого буде виділене перше слово, що відповідає умовам пошуку);
для пошуку наступного входження тих же символів
повторно натиснути кнопку Найти далее;
для заміни виділених символів іншими, необхідно
натиснути кнопку Заменить,
після чого з'явиться діалогове вікно Заменить.
Зaмінa даних
Команда Заменить меню Правка аналогічна
команді Найти, але вона дозволяє
заміняти знайдені дані на інші. У полі Что слід зазначити, що потрібно знайти, а в
полі Заменить на зазначити,
на що необхідно замінити знайдений фрагмент. Після натискання кнопки Найти далее буде
виділене перше слово, що відповідає умовам пошуку. Для його заміни слід
натиснути кнопку Заменить.
Операції
з аркушами робочих книг
Для перейменування аркушу необхідно виконати подвійне
натискання на його ярлику і ввести нове ім’я. Його довжина не повинна
перевищувати 31 символ, і не може містити
наступні символи: \ / ? * : [ ]
).
Для копіювання або переміщення
аркушів робочої книги необхідно:
відкрити робочу книгу-джерело, аркуші якої необхідно
скопіювати, і робочу книга-приймач;
вибрати аркуш, який потрібно скопіювати;
вибрати команду Переместить/скопировать лист меню Правка;
у полі в книгу (мал.19) слід вибрати робочу
книгу-приймач (для того, щоб скопіювати аркуші у середині робочої книги
необхідно вибрати ім'я поточної робочої книги);
у полі Перед листом слід вибрати аркуш, перед
яким необхідно уставити скопійований аркуш;
натиснути кнопку ОК.
Для видалення аркушу
необхідно зробити його поточним і в меню Правка вибрати команду Удалить лист.
Для уставки аркушу слід
зробити поточним аркуш, на місці якого буде уставлений новий і вибрати команду Лист меню Вставка.
Натискання правою клавішею миші на ярлику аркушу викликає
контекстне меню для аркушу (мал.20).
Формат даних
Формат
чисел
Кожне число в таблиці можна подати в різному форматі (із
різною кількістю десяткових позицій, незначущіх нулів та ін.).
Для зміни формату вмісту комірки необхідно:
1.
виділити потрібні комірки;
2.
вибрати команду Ячейки меню Формат;
3.
вибрати укладку Число (мал.21);
4.
у переліку Числовые форматы вибрати тип формату вмісту комірки,
а в полях праворуч параметри формату;
5.
у полі Образец буде відображатися приклад вмісту комірки
в обраному форматі;
6.
щоб ввести новий формат слід вибрати пункт все форматы, а
потім у полі Тип ввести новий формат;
7.
натиснути ОК.
Маски форматів
Маски форматів чисел дозволяють керувати відображенням
значень у комірких. Значення масок таке.
Основной – числа
виводяться в тому форматі, в якому вони були уведені.
# –
якщо число має більшу кількість цифр праворуч від десяткової коми, ніж
зазначено знаків # у
правій частині формату, то число округляється до зазначеної кількості
десяткових знаків після коми. Якщо число має більшу кількість десяткових знаків
ліворуч від коми, ніж знаків # у лівій частині формату, то виводиться більша
кількість цифр.
0
(нуль) – те ж що і #, але якщо в числі менша кількість цифр, ніж зазначено
знаків 0 у
шаблоні, виводяться відсутні нулі.
? –
те саме що і знак 0, за винятком того, що Microsoft Excel
виводить пропуск замість незначних нулів по обидва боки від десяткової коми,
таким чином що число виявляється вирівняним по десяткової комі. Можна також
використовувати цей символ для раціональних дробів, що мають різне число десяткових
знаків.
,
(кома) – цей символ визначає, скільки цифр (відповідно до кількості символів 0 і #) виводиться праворуч і ліворуч від
десяткової коми. Можна також використовувати кому в шаблонах часу дня, для
того, щоб створити формати часу дня, що відображають частки секунди.
% – число
множиться на 100 і додається знак %.
Таблиця 1.
Приклади використання масок
Уведене
число
|
Маска
|
Відображення
числа
|
76, 364
|
000, 000
|
076, 364
|
44, 894
|
###, ###
|
044, 894
|
7636, 4
|
####, #
|
7636, 4
|
781,7
|
$###,
|
$782,
|
7,6
|
#,000
|
7,600
|
2,4
|
000,#
|
002,4
|
3,25
|
#???/???
|
13/4
|
0,8
|
?,#
|
,8
|
0,2
|
0,00
|
0,20
|
0,7
|
#,00
|
,70
|
0,4
|
?,#%
|
40%
|
(пропуск) – роздільник тисяч. Тисячі розділяються пропусками,
якщо шаблон містить пропуски, оточені по обидва боки знаками # або 0. Пропуск,
що іде слідом за знаком шаблону, масштабує число, округлюючи його до тисяч.
Шаблон, в якому за символами 0,0 ідуть два пропуски, буде відображати число 43 500 000 як 43,5.
E+00 –
експоненціальний формат числа.
грн. – + / ( )
: – відображаються ці символи.
\ –
відображається наступний за ним символ формату. Microsoft Excel не
відображає сам символ "зворотна коса риска". Діє так само, якби наступний за ним символ був укладений у
подвійні лапки.
* –
повторює наступний за ним символ формату стільки разів, скільки потрібно, щоб
заповнити усю ширину стовпця. У кожній секції формату не може бути більш одного
символу " * ".
підкреслення (_) –
робить пропуск ширини, що відповідає наступному символу шаблону. Наприклад, для
того, щоб Microsoft Excel робив пропуск на ширину символу
дужок і позитивні числа виявлялися вирівняними так само, як і негативні числа,
укладені в дужки, слід ввести _ ) наприкінці секції формату для позитивних чисел.
"meкcm" – відображає будь-який текст, укладений у
подвійні лапки.
@ –
якщо у комірці є текст, то цей текст відображається в тому місці формату, де
знаходиться символ @.
Вирівнювання
вмісту комірок
Вміст комірок може
бути вирівняний по лівому краю, по правому краю або по центру. На новому
робочому аркуші усі комірки мають формат Обычный, при якому числа, дати і час
вирівнюються по правому краю комірки, текст по лівому, а логічні значення ИСТИНА і ЛОЖЬ
центруються. Зміна вирівнювання не впливає на тип даних. Для вирівнювання
вмісту комірок необхідно:
виділити комірки, що слід отформатувати;
у меню Формат вибрати
команду Ячейки;
вибрати укладку Выравнивание (мал.22);
у прихованому переліку по горизонтали вибирається тип вирівнювання
по горизонталі:
по значению – вирівнювання за замовчанням в
залежності від типу даних;
по левому краю (отступ) – вміст комірки
вирівнюється по лівому краю з відтступом, зазначеним у полі праворуч;
по центру – вміст комірки центрується;
по правому краю – вміст комірки
вирівнюється по правому краю;
с заполнением – вміст виділеного діапазону
заповнюється символами, зазначеними в лівому комірці обраного діапазону;
по ширине – вміст комірки розбивається на
декілька рядків, а пропуски між словами встановлюються так, щоб ширина рядків
відповідала комірці;
по центру выделения – вміст
лівого комірки виділеного діапазону вирівнюється по центру діапазону (усі інші
осередки виділеного діапазону повинні бути порожніми);
у прихованому переліку по вертикали вибирається тип вирівнювання
по вертикали:
по верхнему краю – вміст комірки
вирівнюється по верхньому краю;
по центру – по центру;
по нижнему краю – по нижньому краю;
по высоте – вміст комірки розбивається на
декілька рядків, перший і останній рядки вирівнюються по верхній і нижній межі комірки;
у групі прапорців Отображение можна увімкнути такі режими:
переносить по словам – по
досягненню правої межі комірки текст буде переноситися на новий рядок;
автоподбор ширины – розмір
символів зменьшується так, що вміст комірки уміщується в межах комірки;
объединение ячеек – виділені комірки
об’єднуються в одне;
у рамці Ориентация вибирається напрямок розташування
тексту у комірці – текст можна розташувати вертикально, або під кутом.
Для швидкого вирівнювання даних у комірких використовуються
кнопки .
Щоб вирівняти текст по центру декількох стовпців, необхідно:
виділити комірку, що містить дані, які необхідно
вирівняти по центру декількох стовпців, і порожні комірки, що містяться
праворуч;
натиснути кнопку .
Встановлення
шрифту
Для встановлення шрифту необхідно:
виділити групу комірок;
у меню Формат вибрати команду Ячейки;
вибрати укладку Шрифт (мал.23);
у переліку Шрифт вибирається тип шрифту (шрифти
типу TrueType виглядають однаково на
екрані й на друку, поруч з їхнім ім'ям установлені спеціальні позначки );
у полі Начертание
вибирається написання шрифту:
обычный
– звичайне написання;
курсив – курсивне написання;
полужирный –
жирне написання;
полужирный
курсив – жирне курсивне написання.
у полі Размер –
розмір шрифту у пунктах (1 пункт = 0,375мм).
у полі Подчеркивание – тип лінії підкреслення:
Нет – підкреслення не
використовується;
Одинарное, по значению – підкреслення символів одинарною лінією;
Двойное, по значению – підкреслення символів подвійною лінією;
Одинарное, по ячейке – підкреслення одинарною лінією по ширині комірки;
Двойное, по ячейке – підкреслення
подвійною лінією по ширині комірки;
у полі Цвет – колір символів;
у рамці Эффекты можна
встановити прапорці:
зачеркнутый – закреслення
тексту одинарною лінією;
верхний индекс – розмір
символів зменшується, текст розташовується вище;
нижний индекс – розмір
символів зменшується, текст розташовується нижче;
якщо встановити прапорець Обычный, то у комірці установиться шрифт
за замовчанням;
натиснути ОК.
Для швидкого форматування символів використовується панель Форматирование.
Зміна
розмірів рядків і стовпців
За замовчанням комірки мають стандартну ширину і висоту.
Висота рядку визначається розміром поточного шрифту. Для зміни розміру рядка
або стовпця можна пересунути межу заголовку до необхідного розміру (на межі
заголовків покажчик миші обернеться на двоспрямовану стрілку) (мал.24). Для
зміни розмірів відразу декількох стовпців або рядків слід їх виділити і
пересунути межу одного з виділених елементів. Якщо на межі заголовків стовпців
двічі натиснути мишею, то ширина стовпця установиться по ширині комірки з самим
довгим вмістом.
Для точного встановлення ширини стовпців необхідно:
виділити стовпці;
викликати команду Столбец меню Формат, потім вибрати команду Ширина;
ввести в полі Ширина столбца значення ширини стовпця
(число символів, що можуть поміститися в стовпці при використанні стандартного
шрифту);
натиснути кнопку ОК.
Команда Автоподбор ширини установлює ширину стовпця так, щоб
умістити самий довгий елемент цього стовпця. Команда Стандартная ширина пропонує
змінити стандартну ширину для стовпців робочого аркушу.
Для точного встановлення висоти рядків необхідно:
виділити рядок або декілька рядків;
вибрати команду Строка меню Формат, а
потім команду Высота;
у полі Высота строки ввести значення висоти рядку
в пунктах;
натиснути ОК.
Щоб приховати рядки або стовпці необхідно:
виділити рядки або стовпці, які слід приховати;
вибрати в меню Формат команду Строка або
команду Столбец відповідно,
потім вибрати команду Скрыть.
Щоб приховати рядок також можна пересунути нижню межу заголовку
рядку за верхню межу. Щоб приховати стовпець можна пересунути праву межу
заголовку стовпця за ліву. Стовщена рамка рядка або стовпця, а також пропущена
літера стовпця або пропущений номер рядка вказують на наявність прихованих
рядків або стовпців.
Щоб показати рядки або стовпці необхідно:
1.
виділити рядки або стовпці по обидва боки прихованого
рядку або стовпця;
2.
у меню Формат вибрати команду Строка або Стовпець, потім вибрати команду Отобразить.
Щоб показати рядок, також можна встановити покажчик миші
відразу під стовщеною межею заголовку рядку (покажчик миші матиме вигляд на
мал.25 (1)) і пересунути її униз. Щоб показати стовпець, слід встановити
покажчик миші впритул праворуч від стовщеної межі заголовку стовпця (покажчик миші матиме вигляд на мал.25 (2)) і пересунути
її праворуч.
Оформлення
таблиць
Таблиці в Microsoft Excel
можна обрамувати рамками і заповнити різним кольором. Для обрамлення необхідно:
виділити комірки, які потрібно обрамувати;
у меню Формат вибрати команду Ячейки;
вибрати укладку Граница;
у полі тип линии вибрати тип лінії рамки;
у переліку цвет – колір лінії;
для обрамування виділених комірок ззовні слід
натиснути кнопку внешние;
для обрамування внутрішніх меж комірок слід натиснути
кнопку внутренние;
для зняття обрамування виділених комірок слід
натиснути кнопку нет;
за допомогою групи кнопок Отдельные можна установлювати та забирати
окремі лінії, це можна також робити натисканням миші у зразку обрамлення, що
подано у вікні;
натиснути ОК.
Створювати рамки можна також за допомогою прихованого
переліку Границы - :
виділити комірки, які необхідно обрамувати;
натиснути на стрілці поруч із кнопкою Границы;
вибрати тип обрамлення в палітрі рамок.
Обраний тип обрамлення можна застосувати і для інших комірок,
виділивши ці комірки і зробивши натискання по обраного типу на кнопці Границы. Для
зручності використання палітру рамок можна витягти з панелі інструментів.
Елементи таблиці можна заштрихувати різним кольором і візерунками:
виділити комірки;
вибрати команду Ячейки меню Формат;
вибрати укладку Вид;
у палітрі кольорів вибрати колір (у рамці Образец буде подано
зразок з обраними параметрами);
у переліку Узор вибрати
візерунок;
натиснути кнопку ОК.
Для оформлення елементів таблиці різними кольорами можна
використовувати піктографічне меню:
виділити потрібні комірки;
для зміни кольору тла натиснути по стрілці поруч із
кнопкою і у
палітрі кольорів вибрати колір;
для зміни кольору символів натиснути по стрілці поруч
із кнопкою і вибрати необхідний колір.
Групування
елементів таблиці
Microsoft Excel дозволяє групувати елементи в зведеній
таблиці для того, щоб створити один елемент. Наприклад, для того, щоб
згрупувати місяці в квартали для побудови діаграми або для друкування.
Для групування елементів таблиці необхідно:
виділити детальні рядки або стовпці, що будуть
підпорядковані підсумковому рядку або стовпцю (це будуть рядка або стовпці, що
необхідно згрупувати);
у меню Даннные вибрати пункт Группа и структура;
вибрати пункт Группировать.
У такий спосіб можна створити усі необхідні рівні структури.
Наприклад, таблиця на мал.27 містить 3 рівні деталізації. Третій рівень
приховує рядки 2-4 і 6-8, другий – приховує рядки 2-9. Таким чином, перший
рівень деталізації містить тільки рядки 1 і 10. Для переходу між рівнями
використовуються кнопки з відповідними цифрами у верхньому лівому куту таблиці.
Щоб зняти групування слід виділити необхідні елементи,
вибрати пункт Группа и
структура меню Данные,
потім пункт Разгруппировать.
Поділ
вікон
Іноді необхідно одночасно переглядати різні частини великої
таблиці. Для цього слід поділити вікно таблиці на підвікна одним із таких
способів.
Встановити покажчик миші на горизонтальній або вертикальній
вешці поділу (мал.28) (він матиме вигляд двуспрямованої стрілки) і пересунути
його в потрібне місце. Розміри підвікон можна змінювати, пересуваючи смуги поділу.
Виділити стовпець або рядок, по якому слід поділити вікно.
Для поділу вікна на 4 частини необхідно виділити комірку, по якому потрібно
виконати поділ. Потім у меню Окно вибрати команду Разделить.
Вікно розділиться горизонтально по рядку над виділеним коміркум і вертикально
по стовпцю ліворуч від нього.
Щоб
скасувати поділ вікон, слід у меню Окно вибрати команду Снять разделение або
двічі натиснути на лінії поділу.
Створення
нового вікна
За допомогою команди Новое меню Окно можна створити додаткове вікно для
активної робочої книги, щоб переглядати різні частини робочої книги одночасно.
У цьому випадку в заголовку вікна після імені робочої книги, після двокрапки
зазначається номер нового вікна. Наприклад, друге вікно робочої книги Отчет буде назване
Отчет:2.
Упорядкувати
вікна робочої книги можна в такий спосіб. У меню Окно вибрати
команду Распложить. У
діалоговому вікні, що з'явилося, вибрати підхожий варіант (мал.29):
рядом –
вікна займатимуть рівні частини екрану;
сверху вниз – упорядкування
горизонтальними смугами;
слева направо –
упорядкування вертикальними смугами;
каскадом – упорядкування
каскадом.
Якщо встановити прапорець только окна текущей книги, то розміщуватися
будуть тільки вікна активного документа.
Для повернення до одновіконного зображення необхідно
розгорнути активне вікно на весь екран, натиснувши по кнопці розгортання вікна.
Фіксація
підвікон
Іноді потрібно зафіксувати одну частину таблиці. Наприклад,
зафіксувати заголовок таблиці, щоб він завжди був присутній на екрані. Для фіксації
тільки вертикальних або тільки горизонтальних заголовків необхідно:
щоб зафіксувати горизонтальні заголовки, виділити
рядок нижче заголовків; щоб зафіксувати вертикальні заголовки, виділити
стовпець праворуч від заголовків;
у меню Окно вибрати команду Закрепить области.
Для фіксації і вертикальних, і горизонтальних заголовків
необхідно:
виділити комірку, по якому слід зафіксувати заголовки
(усі рядки вище виділеного комірки і усі стовпці ліворуч від виділеного комірки
будуть зафіксовані);
у меню Окно вибрати команду Закрепить области.
Якщо поділити вікно до фіксації підвікон, вони зафіксуються
по їхньому поточному місцю, а не по активному комірці.
Скасовується фіксація вікон і підвікон командою Снять закрепление областей меню Окно.
Присвоєння
імені комірці, інтервалу або формулі
При зверненні до комірки, інтервалу або формули замість
адреси комірок можна використовувати привласнені їм імена. Щоб привласнити ім'я
формулі необхідно:
у меню Вставка вибрати пункт Имя, а потім пункт Присвоить;
у полі Имя (мал.30) ввести ім'я для формули;
у полі Формула ввести формулу (вона повинна
починатися зі знака рівняння);
натиснути кнопку Добавить,
після чого ім'я формули з'являється в переліку;
для видалення імені з переліку слід виділити його і
натиснути кнопку Удалить;
після введення усіх імен натиснути ОК.
Щоб уставити формулу з власним ім’ям необхідно:
у меню Вставка вибрати пункт Имя, а потім пункт Вставить;
у переліку Имя вибрати ім'я формули і натиснути ОК.
Для присвоєння імені комірці або інтервалу необхідно:
виділити комірку, інтервал комірок або декілька
несуміжних інтервалів, яким слід привласнити ім'я;
натиснути мишею в полі імені в лівій частині рядку
формул;
набрати ім'я для комірки або інтервалу;
натиснути клавішу Enter.
Якщо натиснути на кнопці зі стрілкою поруч із полем імені, то
з'явиться перелік власних імен комірок. При виборі імені з цього переліку буде
виділений відповідний комірку або інтервал комірок.
Звичайно, якщо комірці або інтервалу привласнене ім'я, його
можна використовувати на будь-якому іншому аркуші цієї ж книги. Можна також
створювати імена, визначені тільки для поточного рівня робочого аркушу.
Наприклад, щоб використовувати однакове ім'я на декількох різних аркушах однієї
книги. Для цього необхідно:
у меню Вставка слід вибрати команду Имя, а потім команду Присвоить;
у полі Имя необхідно набрати спочатку ім'я
робочого аркушу, за ним знак оклику, а потім потрібне ім'я, наприклад, Лист5!Баланс;
у полі Формула ввести формулу або посилання (вона
повинна починатися зі знака рівняння) і натиснути кнопку ОК.
При використанні того самого імені для того, щоб визначити
ім'я на рівні аркушу і на рівні усієї книги, ім'я на рівні робочого аркушу буде
перекривати загальне ім'я на тому аркуші, де воно визначено.
Створення
приміток
Microsoft Excel дозволяє добавляти текстові
примітки до комірок робочого аркушу. Це особливо корисно в однім із наступних
випадків:
¯ робочий
аркуш використовується спільно декількома користувачами;
¯ робочий
аркуш великий і складний;
¯ робочий
аркуш містить формули, у котрих потім буде важко розібратися.
Після додавання примітки до комірки в її верхньому правом
куту з'являється покажчик примітки (червоний трикутник). Для додавання
текстової примітки необхідно:
виділити комірку, до якого додається примітка;
викликати команду Примечание меню Вставка;
у полі, що з’явилося ввести примітку (розмір поля
можна змінити, пересуваючи маркери розміру);
натиснути мишею за межами поля.
Примітка
буде приєднана до комірки і буде з’являтися при наведенні на нього покажчика
миші. Для зміни тексту примітки слід виділити відповідне комірку та в меню Вставка вибрати
пункт Изменить
примечание. Також для цього зручно використовувати контекстне
меню.
Щоб побачити одночасно усі примітки та працювати з ними,
можна перейти в режим Примечания через відповідний пункт у меню Вид. При цьому з’являється панель Рецензирование (мал.31),
що містить кнопки для роботи з примітками.
Робота з базами даних
За допомогою Microsoft Excel можна створювати і обробляти бази
даних. База даних в Microsoft Excel –
таблиця, що складається з однотипних записів
(рядків). Стовпці таблиці є полями
запису в базі даних. Під імена полів приділяється перший рядок у базі
даних. Наприклад, якщо базою даних вважати телефонний довідник, то полями
запису будуть: прізвища, номера телефонів і адреси абонентів.
Для роботи з базою даних необхідно
спочатку створити відповідну таблицю. Якщо виділити комірку в таблиці і вибрати
одну з команд обробки баз даних у меню Данные, Microsoft Excel
автоматично визначає й обробляє всю таблицю. Дані, розташовані в стовпцях і
рядках робочого аркушу, обробляються як набір полів, що утворюють записи
(мал.32).
Сортування даних
Сортування дозволяє переупорядкувати рядки в таблиці по
будь-якому полі. Наприклад, щоб упорядкувати дані за ціною виробу. Для
сортування даних слід виділити одне комірку таблиці і викликати команду Сортировка із меню Данные.
У полі прихованого переліку Сортировать по (мал.33) вибирається поле, по
якому будуть відсортовані дані, і тип сортування:
по возростанию – цифри сортуються по зростанню, текст – за
абеткою, логічні вираження – ЛОЖЬ передує ИСТИНА.
по убыванию – сортування в
зворотному порядку.
У полі прихованого переліку Затем по указується поле, по якому будуть
відсортовані дані, що мають однакові значення в першому ключовому полі. У
другому полі Затем по
указується поле, по якому будуть відсортовані дані, що мають однакові значення
в перших двох ключових полях.
Для сортування даних також використовуються кнопки . Перед їх використанням слід виділити
стовпець, по якому необхідно сортувати таблицю.
При сортуванні по однім стовпці, рядки з однаковими
значеннями в цьому стовпці зберігають колишнє упорядкування. Рядки з порожніми коміркими
в стовпці, по якому ведеться сортування, розташовуються наприкінці переліку, що
сортується. Microsoft Excel дозволяє також сортувати не всю таблицю, а тільки виділені
рядки або стовпці.
Форми
даних
У Microsoft Excel не слід
робити нічого особливого для того, щоб використовувати перелік в якості бази
даних. При виконанні характерних для баз даних операцій, таких як пошук,
сортування, підведення підсумків, Microsoft Excel
автоматично розглядає таблицю як базу даних.
При перегляді, зміні, додаванні і видаленні запису в базі даних,
а також при пошуку конкретних записів за визначеним критерієм зручно використовувати
форми даних. При звертанні до
команди Форма
меню Данные Microsoft Excel
читає дані й створює діалогове вікно форми даних (мал.34). У формі даних на
екран виводиться один запис. При уведенні або зміні даних у полях цього вікна
змінюється уміст відповідних комірок у базі даних.
Для
використання форм даних таблиця повинна мати імена стовпців. Імена стовпців
стають іменами полів у формі даних. Поле відповідає кожному стовпцю в таблиці.
Форма даних автоматично розгортається так, щоб вивести на екран відразу усі
поля в даній таблиці, до 32 полів за один раз. За допомогою смуги прокручування
можна прокручувати записи в базі даних. Позиція виведеного запису вказується у
верхньому правом куті. Пересуватись по полях форми можна за допомогою миші та
клавіш Tab
(униз), Shift+Tab
(угору). Праворуч розташовані такі кнопки.
Добавить –
очищує поля для введення нового запису бази даних. Якщо знову натиснути кнопку Добавить, то уведені дані будуть додані як новий запис у кінець
бази даних.
Удалить –
видаляє виведений запис, інші записи бази даних зсуваються. Видалені записи не
можуть бути відновлені.
Вернуть –
відновлює відредаговані поля у виведеному запису, видаляючи зроблені зміни. Щоб
відновити запис, необхідно зробити це перед натисканням клавіші Enter або перед
переходом до іншого запису.
Назад – виводить
попередній запис у переліку. Якщо був визначений критерій за допомогою кнопки Критерии, то кнопка Назад виведе попередній запис із тих, що
задовольняють заданому критерію.
Далее –
виводить наступний запис у базі даних.
Критерии –
очищає поля для введення критеріїв порівняння з операторами порівняння для
пошуку необхідної підмножини записів.
Правка – слугує для
виходу з режиму введення критеріїв. Доступна тільки тоді, коли натиснута кнопка
Критерии.
Очистить –
видаляє існуючий критерій із вікна діалогу. Доступна тільки тоді, коли
натиснута кнопка Критерии.
Закрыть –
закриває форму даних.
Для додавання запису до бази даних необхідно:
виділити комірку в таблиці, до котрого слід додати
запис;
у меню Данные вибрати команду Форма;
натиснути кнопку Добавить;
заповнити поля нового запису;
для переміщення до наступного поля натиснути клавішу Тab;
після введення даних натиснути клавішу Enter для
додавання запису;
після додавання усіх необхідних записів, натиснути
кнопку Закрыть.
Нові записи будуть додані в кінець бази даних.
Встановлення
інтервалу критеріїв
Критерії бувають двох типів.
1. Критерії обчислення
– це критерії, що є результатом обчислення формули. Наприклад, інтервал
критеріїв =F7>СРЗНАЧ($F$7:$F$21)
виводить на екран рядки, що мають у стовпці F значення більше, ніж середнє
значення розмірів у комірких F7:F21. Формула повинна повертати логічне значення ЛОЖЬ або ИСТИНА. При
фільтрації будуть доступні тільки ті рядки, значення яких будуть додавати
формулі значення ИСТИНА.
2. Критерії порівняння
– це набір умов для пошуку, використовуваний для витягу даних при запитах за
прикладом. Критерій порівняння може бути послідовністю символів (константою)
або вираженням (наприклад, Ціна > 700).
Для пошуку за допомогою форми даних записів, що відповідають
критерію, необхідно:
виділити комірку в таблиці;
у меню Данные вибрати команду Форма;
натиснути кнопку Критерии;
у полях редагування ввести критерії для пошуку даних;
для виводу на екран першого запису, що відповідає
критерію, натиснути кнопку Далее;
для виводу на екран попереднього запису, що
відповідає критерію, натиснути кнопку Назад;
для пошуку записів у переліку по іншому критерії
натиснути кнопку Критерии і ввести
новий критерій;
по закінченні натиснути кнопку Закрыть.
Щоб знову одержати доступ до усіх записів переліку необхідно
натиснути кнопку Критерии, а
потім натиснути кнопку Правка.
Команда Фильтр меню Данные дозволяє відшукувати і використовувати
потрібну підмножину даних у переліку. У відфільтрованому переліку виводяться на
екран тільки ті рядки, що містять визначене значення або відповідають
визначеним критеріям, при цьому інші рядки виявляються приховані. Для
фільтрації даних використовуються команди Автофильтр і Расширенный фильтр з пункту Фильтр меню Данные.
Автофильтр
Команда Автофильтр установлює кнопки прихованих переліків (кнопки зі
стрілкою) безпосередньо в рядок із іменами стовпців (мал.35). З їхньою
допомогою можна вибрати записи бази даних, що слід вивести на екран. Після
виділення елементу в переліку, що розкривається, рядки, що не містять даний
елемент, будуть приховані. Наприклад, якщо у прихованому переліку поля Цена вибрати 99грн., то будуть
виведені тільки записи, в яких у полі Цена міститься значення 99грн.
Якщо у прихованому переліку вибрати пункт Условие … , то
з’явиться вікно Пользовательский
автофильтр (мал.36). У верхньому правому переліку слід вибрати
один з операторів (равно, больше, меньше та ін.), а у полі праворуч вибрати одне зі значень. У
нижньому правому переліку можна вибрати іншій оператор, і у полі ліворуч –
значення. Коли увімкнений перемикач И, то будуть виводитися тільки
записи, які задовольняють обидві умови. При увімкненому перемикачу ИЛИ будуть
виводитися записи, які задовольняють одну з умов. Наприклад, у вікні на мал.36
введені умови для виведення записів по виробам з ціною більше 99грн і менше 187грн.
Для виведення декількох записів з найбільшими або найменшими
значенням по будь-якому полю слід у прихованому переліку поля вибрати пункт Первые 10. У
діалоговому вікні Наложение условия по списку у першому полі з лічильником
необхідно вибрати кількість записів, а у полі праворуч вибрати наибольших або наименьших.
Щоб вивести усі дані переліку, необхідно викликати команду Отобразить все або
скасувати команду Автофильтр меню Данные,
підміню Фильтр.
Расширенный фильтр
Команда Расширенный фильтр дозволяє фільтрувати дані з
використанням інтервалу критеріїв для виводу тільки тих записів, що
задовольняють визначеним критеріям (мал.37). При повторній фільтрації будуть
проглядатися усі рядки, і приховані і відкриті. Значення перемикачів і полів
вікна Расширенный
фильтр наступне:
фильтровать
список на месте – перемикач, що приховує рядки, які не задовольняють
зазначеному критерію;
скопировать
результат в другое место – копіює відфільтровані дані на інший
робочий аркуш, або на інше місце на тому ж робочому аркуші;
Исходный
диапазон – поле, що визначає інтервал, якій містить перелік,
що підлягає фільтрації;
Диапазон условий – поле, що
визначає інтервал комірок на робочому аркуші, якій містить необхідні умови;
Поместить
результат в диапазон – поле, що визначає інтервал комірок,
в який копіюються рядки, що задовольняють визначеним умовам; це поле активно
тільки в тому випадку, якщо обраний перемикач скопировать результат в другое место;
Только
уникальные записи – перемикач, що виводить тільки рядки, що
задовольняють критерію і не містять неповторюваних елементів. Якщо інтервал
критеріїв не визначений, то в цьому випадку усі рядки переліку, що містять дублікати,
будуть приховані.
Для встановлення складних критеріїв необхідно:
1.
уставити декілька рядків у верхній частині робочого
аркушу;
2.
в одному із уставлених порожніх рядків ввести імена
стовпців, по яких слід відфільтрувати перелік;
3.
при використанні критеріїв порівняння, імена критеріїв
повинні бути ідентичні іменам стовпців, що перевіряються;
4.
у рядках, розташованих під рядком із іменами стовпців,
що перевіряються, ввести критерії, яким повинні відповідати комірки стовпців,
що перевіряються;
5.
вибрати в меню Данные підміню Фильтр, а
потім команду Расширенный
фильтр, і в
діалоговому вікні ввести умови фільтрації.
Для об'єднання критеріїв за допомогою умовного оператора И потрібно зазначити критерії в
одному і тому ж рядку, а для об'єднання критеріїв за допомогою умовного
оператора ИЛИ
слід подати критерії в різних рядках. Наприклад, інтервал критеріїв на мал.38
виводить на екран усі записи, що мають у стовпці Цена значення більше 50 і менше 100.
Після використання команд Автофильтр або Расширенный фильтр, таблиця переходить у режим фільтрації. У цьому режимі
багато команд Microsoft Excel впливають тільки на зримі комірки. Після
застосування фільтру для виводу тільки потрібних рядків, можна скопіювати
отриману підмножину даних в інше місце для подальшого аналізу.
Щоб знову вивести усі записи слід у меню Данные вибрати
пункт Фильтр і
потім пункт Отобразить все.
Робота з діаграмами
Діаграма –
це подання даних таблиці в графічному вигляді, що використовується для аналізу
і порівняння даних. На діаграмі вміст кожного комірки зображується у вигляді
крапок, ліній, смуг, стовпчиків, секторів і в іншій формі. Групи елементів
даних, що відбивають вміст комірок одного рядку або стовпця на робочому аркуші,
складають ряд даних.
Для створення діаграми необхідно:
1.
на робочому аркуші виділити дані, по яким слід
побудувати діаграму, включаючи комірки, що містять імена категорій або рядів,
які будуть використовуватися в діаграмі;
2.
вибрати команду Диаграмма меню Вставка або натиснути кнопку ;
3.
у діалогових вікнах Мастер диаграмм слід вибрати тип, формат і
інші параметри діаграми;
4.
для переходу до наступного кроку
використовується кнопка Далее >;
5.
для побудови діаграми на будь-якому кроці можна
натиснути кнопку Готово, Мастер диаграмм самостійно
закінчить побудову діаграми;
6.
в останньому (4-му) вікні натиснути
кнопку Готово.
Діаграму можна пересунути мишею в будь-яке місце. Для зміни
розміру діаграми необхідно натиснути на ній мишею і пересунути маркери розміру.
Для зміни типу і параметрів побудованої діаграми слід натиснути на діаграмі
правою клавішею миші. Контекстне меню, що з’явиться містить команди для зміни
діаграми. Щоб видалити діаграму необхідно натиснути на ній мишею, щоб з’явилися
маркери розміру, і натиснути клавішу Delete.
Друкування таблиць
Перед друкуванням таблиць необхідно встановити параметри
сторінки за допомогою команди Параметры страницы меню Файл. В укладці Страница (мал.39) установлюється орієнтація
і розміри аркушу паперу, масштаб зображення і якість друкування. У рамці Ориентация
установлюється орієнтація аркушу:
книжная –
вертикальне розташування аркушу паперу;
альбомная –
горизонтальне розташування.
Якщо установлений прапорець установить, то
таблиця буде зображена при друкуванні в масштабі, зазначеному в полі праворуч
(без зміни розміру аркушу на екрані).
Якщо установлений прапорець разместить не более чем на, то таблиця або виділення буде зменшено так, щоб
результат заповнював у точності визначену кількість сторінок, стр. в ширину і стр. в высоту.
У полі Размер бумаги вибирається формат аркушу паперу,
а в полі Качество печати
– графічна спроможність принтера.
Для встановлення полів сторінки слід вибрати укладку Поля і в полях верхнее, нижнее, левое і правое потрібні
значення полів. У полях верхнего колонтитула і нижнего колонтитула вибирається відстань від верхнього
краю аркушу до верхнього колонтитулу і нижнього краю аркушу до нижнього колонтитулу
відповідно.
Для введення колонтитулів використовується укладка Колонтитулы. Вміст
колонтитулів або вибирається у прихованих переліках верхний колонтитул і нижний колонтитул, або уводиться після натискання кнопок
Создать верхний колонтитул і Создать нижний колонтитул.
Після установки усіх параметрів у вікні Параметры страницы
необхідно натиснути кнопку ОК.
Для перегляду таблиці перед друком слід вибрати пункт Предварительный просмотр у
меню Файл або
натиснути кнопку . У цьому режимі, щоб збільшити
зображення слід навести покажчик миші, який матиме вигляд лупи, на потрібний
фрагмент і натиснути кнопку миші. Наступне натискання кнопки миші віддаляє
зображення. Вийти з режиму попереднього перегляду можна за допомогою кнопки Закрыть або клавіші
Esc.
Для друкування таблиці необхідно в меню Файл вибрати
команду Печать. У
діалоговому вікні Печать (мал.40)
у полі прихованого переліку Имя
потрібно вибрати принтер, якщо можливо друкувати на декількох принтерах.
У рамці Печатать,
діалогового вікна Печать указуються сторінки, що будуть надруковані:
все – усі
сторінки;
страницы –
тільки сторінки, зазначені в полях с і по.
У рамці Вывести на печать зазначається об'єкт друкування:
выделенный
диапазон – друкувати тільки виділену ділянку;
выделенные
листы – друкувати виділені аркуші (для виділення 2-х і більше
аркушів необхідно натискати мишею на їх ярлики при натиснутій клавіші Ctrl);
всю книгу –
друкування усієї робочої книги.
У полі Число копий указується кількість копій. Щоб надрукувати цілком
першу копію, потім другу й інші слід увімкнути прапорець разобрать по копиям.
Щоб надрукувати одну копію активних аркушів досить натиснути
кнопку .
Немає коментарів:
Дописати коментар